De Koperen Ploeg
Een snelle bedrijfswebsite en intern portaal voor schaademeldingen en kledingbeheer voor een nautisch dienstverlener
De uitdaging
De Koperen Ploeg is een nautische dienstverlener in de haven van Amsterdam. Het bedrijf zorgt 24/7 voor het meren, ontmeren en verhalen van zeeschepen en werkt voor scheepsagenten, terminals en het havenbedrijf. Met 58 vennoten en 15 werknemers is het een organisatie met een bijzondere structuur die om maatwerk vraagt.
De problemen stapelden zich op. De bestaande website was traag, moeilijk te beheren en zat technisch zo ingewikkeld in elkaar dat aanpassingen nauwelijks zelfstandig door te voeren waren. Contactformulieren kwamen niet aan, waardoor opdrachten en klantcontact verloren gingen. De vorige leverancier loste problemen niet structureel op, waardoor dezelfde storingen telkens terugkwamen. Sebastiaan Plug, destijds manager operations, schat dat hij wekelijks zo’n twee uur kwijt was aan het rapporteren en uitleggen van problemen.
Intern liep het ook vast. Schademeldingen en kledingbestellingen gingen via losse Excel-bestanden. Overzicht ontbrak, fouten werden gemaakt en niemand wist precies wat de status was van een melding of bestelling. Voor een bedrijf dat 24/7 operationeel is en hoge eisen stelt aan veiligheid en logistiek, was dat geen houdbare situatie.
De oplossing
AYB nam de website over en bouwde deze volledig opnieuw op basis van een op maat ontwikkeld WordPress-thema. De website is sterk versneld, technisch solide en eenvoudig te beheren. Contactaanvragen komen altijd aan, zodat De Koperen Ploeg geen enkel klantcontact meer mist. Omdat AYB het thema zelf heeft ontwikkeld, kunnen aanpassingen en uitbreidingen altijd snel worden doorgevoerd. De Koperen Ploeg heeft daarmee een vaste IT-partner die de website kent en kan onderhouden.
Naast de website bouwde AYB een interne webapp. Collega’s kunnen deze eenvoudig installeren op hun telefoon, tablet of iPad, zodat alles altijd binnen handbereik is. Via de webapp kunnen collega’s schademeldingen doen zodra er schade aan een boot bekend is. Alle meldingen zijn direct inzichtelijk en overzichtelijk bijgehouden, zonder losse mails of Excel-bestanden.
Daarnaast kunnen medewerkers via de webapp werkkleding bestellen. Het systeem houdt per medewerker het beschikbare kledingbudget bij. Op basis van dat budget kunnen ze zelf een bestelling samenstellen. De bestelling is direct zichtbaar voor de medewerker zelf en voor de kledingcommissie, die in één overzicht kan zien wat er besteld moet worden. Wat voorheen via een omslachtig Excel-proces verliep, is nu een eenvoudig en transparant onderdeel van de webapp.
Het resultaat
Het resultaat in de praktijk
De Koperen Ploeg is opgericht in 1926 en al meer dan 100 jaar een vaste kracht in de Amsterdamse zeehaven. Die lange geschiedenis en het specialistische karakter van het bedrijf vragen om digitale oplossingen die écht aansluiten op hoe de organisatie werkt. Standaardsoftware biedt dat niet. Een op maat gebouwde website en een interne webapp wel.
De website is beschikbaar in het Nederlands en Engels, passend bij het internationale netwerk van scheepsagenten, terminals en havenbedrijven waarmee De Koperen Ploeg dagelijks werkt. De site is snel, stabiel en eenvoudig zelf te beheren. Dat laatste is voor een bedrijf dat 24/7 operationeel is geen bijzaak: nieuws, vacatures en service-informatie moeten snel aangepast kunnen worden zonder dat daar een externe partij voor nodig is. De huisstijl van De Koperen Ploeg is consequent doorgevoerd in het ontwerp, zodat de website direct herkenbaar is voor de professionele doelgroep die het bedrijf bedient.
Die huisstijl stopt niet bij de website. AYB heeft dezelfde visuele identiteit verwerkt in de interne webapp, zodat beide oplossingen als één geheel voelen. Medewerkers die de webapp openen op hun telefoon, tablet of iPad herkennen direct de uitstraling van het bedrijf waar ze voor werken. Dat klinkt als een detail, maar het maakt een webapp toegankelijker en verlaagt de drempel om het systeem daadwerkelijk te gebruiken.
De webapp is installeerbaar op telefoon, tablet of iPad en daardoor altijd bij de hand, ongeacht waar iemand zich bevindt in de haven. Dat maakt het verschil tussen een systeem dat gebruikt wordt en een systeem dat blijft liggen. Schademeldingen worden direct geregistreerd, kledingbestellingen worden ingediend met inzicht in het eigen budget en de kledingcommissie heeft alles in één overzicht. Geen Excel-bestanden meer, geen losse mails, geen onduidelijkheid over de status van een melding of bestelling.
"Alles wat wij voorstelden en graag zouden willen was geen probleem. Dat zijn precies de antwoorden die je wilt horen."
Andere projecten
Verkoop uw Kavel
Een B2B Sales webapp
Eco Boats Amsterdam & Canal Motorboats
Wil je dit ook?
Vertel ons over je situatie.
Geen verplichtingen. Binnen twee weken een helder plan.
